Das BIC Portal (Prozessinformationsportal, PIP) dient als Intranet ausschließlich für Beschäftigte an der Hochschule Schmalkalden um einen schnelleren Zugriff zu Informationen, Vorlagen und wichtige Anträge zu erhalten.

Zugang zum BIC Portal

• Anträge und Vorlagen - Zentrale Bereitstellung von Formularen, Anträgen und Vorlagen für verschiedene Hochschulprozesse.

• Verlinkungen zu Dokumenten und Systemen - Weiterführende Dokumente und Unterlagen werden beispielsweise über Alfresco bereitgestellt und aus dem BIC Portal heraus verlinkt.

• Hochschulübergreifende Informationen - Kurze und übersichtliche Informationen zu Themen, die für verschiedene Bereiche und Beschäftigte der Hochschule relevant sind.

• Bereich für Professuren - Ein gesonderter Bereich bündelt Informationen und Unterlagen, die speziell für Professorinnen und Professoren relevant sind.

• Informationen bei Störungen und Problemen - Bei technischen oder organisatorischen Störungen können im BIC Portal passende E-Mail-Vorlagen, Ansprechpartner und weiterführende Informationen gefunden werden.

• Prozessabläufe - Übersicht und Darstellung von Prozessabläufen der Hochschule, sodass nachvollziehbar ist, welche Schritte bei verschiedenen Vorgängen zu beachten sind und welche Stellen beteiligt sind.

Ab 2027 wird die BIC Plattform von allen zehn Thüringer Hochschulen genutzt. Dadurch wird sich auch der Einsatz des BIC Portals an der Hochschule kontinuierlich weiterentwickeln und um zusätzliche Funktionen ergänzen.

Neben der bisherigen Bereitstellung und Verknüpfung von Informationen wird die Plattform zunehmend Möglichkeiten zur Ausführung und Automatisierung von Prozessen bieten. Dazu gehören unter anderem die Automatisierung von Workflows sowie die Integration eines KI-Bots, der bei der Suche und Bereitstellung von Informationen unterstützen kann.

Perspektivisch können dadurch bisher papier- oder PDF-basierte Vorgänge als digitale Workflows abgebildet und teilweise automatisiert werden. Beispielsweise könnten Anträge nicht mehr ausschließlich als ausfüllbare PDF-Formulare bereitgestellt werden, sondern direkt als digitaler Prozess durch die erforderlichen Bearbeitungsschritte, Zuständigkeiten und Freigaben geführt werden. Das BIC Portal entwickelt sich damit von einer zentralen Informations- und Dokumentationsplattform hin zu einer Plattform, auf der Prozesse nicht nur beschrieben, sondern zukünftig auch digital ausgeführt und automatisiert werden können.